肇庆市建筑业协会印章管理制度

 

第一条 目的   

为保证公章使用的合法性、严肃性和可靠性,杜绝违法行为,维护协会利益,特制订本管理制度。   

第二条 适用范围   

本制度适用协会。   

第三条 印章的刻制和启用  

一、印章的刻制   

1、协会印章的刻制均须报协会会长批准,由行政部开具介绍信,到公安机关相关部门办理刻制手续。   

2、印章的形体和规格,按国家有关规定执行。   

二、印章的启用   

1、新印章启用前要做好戳记,并留样保存,以便备查。

2、印章启用应报协会会长批准,并下发启用通知,注明启用日期、发放单位和使用范围。   

第四条 印章的保管、交接和停用   

一、协会各类印章必须有专人保管  

 1、协会公章、钢章、较对章由协会会长指定专人保管,财务专用章、法人代表人私章、发票专用章由行政部指定人员保管。

 2、印章保管须有记录,注明公章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。  

 3、严禁员工私自将协会印章带出协会使用。若因工作需要,确需将印章带出使用的,由用印人填写《公章使用登记表》,并经协会会长批准,由印章保管人陪同前往办理。如确因印章保管人不便陪同的,由借用人填写借据,经协会会批准,方可带离协会。印章外出期间,借用人只可将印章用于申请事由,并对印章的使用后果承担一切责任。   

4、 印章保管人因事离岗时,须由会长指定人员暂时代管,以免贻误工作。   

二、印章保管必须安全可靠,加锁保存,不可私自委托他人代管。   

三、印章保管有异常现象或遗失,应保护现场,及时汇报,配合查处。  

四、印章移交须办理手续,签署移交证明,注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。   

五、有下列情况,相关印章须停用:  

  1、协会名称变动;  

  2、印章使用损坏;  

  3、印章遗失或被窃,声明作废。   

六、印章停用时须经协会会批准,及时将停用印章送行政部封存或销毁,建立印章上交、存档、销毁的登记档案。  

第五条 印章使用   

一、使用范围如下:  

 1、凡属以协会名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖协会公章;  

 2、凡属部门业务范围内的加盖公章;    

 3、凡属财务会计业务的用财务专用章。  

二、使用程序

1、协会业务合同、协议、文书、授权书、承诺书等用印都须先经会长审核批准,填写《公章使用登记表》后方可用印,同时需将用印文件的复印件交印章保管部门备案。   

2、印章使用必须建立用章登记制度,严格审批手续,不符合规定的和不经协会会长签发的文件、合同等,印章管理人有权拒印。        

 3、严禁在空白合同、协议、证明及介绍信上用印。因工作特殊确需用印时,须经协会会长签字同意方可;待工作结束后,必须及时向协会签字用印的领导汇报用印空白文件的使用情况,未使用的必须立即收回作废,已使用的合同协议类文件须报印章管理部门备案。  

第六条 银行印鉴章管理   

一、银行印鉴章保管要求   

1、 二枚印鉴章必须分开保管,不可一人同时保管使用,一般情况,财务负责人和会计各保管一枚印鉴章。  

2、 上班时间,印鉴章必须放在带锁的抽屉中,休息或离开位置时必须上锁;下班时印鉴章必须放入柜,不得随意摆放。   

二、银行印鉴章带离财务部门,必须进行登记注明用途,财务负责人审核,同时报协会会长审批。印鉴章带离必须是协会内部2个人员,同时一定是财务部门和其他部门各出一人。   

三、银行印鉴章加盖在非银行票据的纸质文件,必须报财务负责人审核,协会会长批准,并进行登记。印鉴章加盖在非银行票据的纸质单据(如收据等)上,必须有本协会相关文件的规定,会长批准后予以盖章。   

四、刻制银行印鉴章,须经财务负责人书面申请,协会会长审核,报审批后,予以刻制。   

第七条 违纪处理   

一、违反以上规定者,协会将追究相关人员的责任,若给协会造成经济损失或不良社会影响者,协会将追究其法律责任。  

二、印章保管员应将《公章使用登记表》保存好,每年年底底交行政部门汇总存档。

     

 

 2015年5月21日